Грабли внедрения ERP-систем. О внедрении ERP: все, что нужно знать Внедрение erp системы на предприятии пример

В этой статье мы расскажем о том, что понимается под термином ERP система, когда это программное обеспечение появилось на рынке и для чего оно создано, а также попробуем предсказать, в каком направлении будут развиваться системы этого класса.

Мы так же постараемся ответить на основные вопросы, возникающие у тех, кто решил разобраться, почему это программное обеспечение так востребовано современными предприятиями:

• Какое программное обеспечение можно отнести к классу ERP?
• Для чего компании по всему миру тратят существенные для их бизнеса суммы на внедрение ERP систем?
• Как устроены эти системы?
• Что дает ?

История возникновения понятия ERP

Прежде чем начать разговор о ERP системах, стоит вспомнить откуда взялось это понятие. Термин ERP или Enterprise resource planning представлял собой развитие понятия MRP (MPR-II), который использовался для обозначения класса систем, разработанных еще в 60-х годах прошлого века и предназначавшихся для организации процессов производства (в первую очередь – планирования материалов «MRP», а позднее и ресурсов вообще «MRP-II») и ведения производственного учета. Т.е. само понятие MRP(-II) относилось и относится до сих пор к информационным системам, предназначенным для автоматизации производственной деятельности.

В 90-е годы компания Gartner Group и ряд других компаний искали возможность применить подходы к планированию, реализованные в MRP системах, к другим областям бизнеса, расширив возможности MRP в части планирования деятельности и управления процессами предприятия.

Именно из этих работ и родился термин «ERP», впервые примененный компанией Gartner Group и предназначенный для обозначения систем нового класса.

С самого начала ERP системы позиционировались на рынке как системы, которые помимо решения задач планирование ресурсов, решают также вопросы организации данных и оптимизации процессов, связанных с функционированием бэк-офиса, как например, управление запасами, продажами, ценообразованием, ведение бухгалтерского учета и т.д.

Рисунок 1. Состав ERP систем

Помимо термина ERP, активно используются определения «Система управления предприятием», «Интегрированная система управления предприятием», и по сути, все они описывают ERP системы.

Архитектура современных ERP систем

Несмотря на то, что каждая компания в чем-то уникальна, все они сталкиваются с общей проблемой: для того чтобы оставаться конкурентоспособными в современной бизнес-среде, компании нуждаются в надежном и эффективном способе хранения и получения доступа к разнородной информации. Именно эту задачу и решает современная ERP система.

Типичная ERP система представляет собой набор модулей (или даже отдельных приложений), каждый из которых управляет определенным процессом: закупками, продажами, производством, бухгалтерским и налоговым учетом, кадровыми процессами, поддержкой клиентов, CRM, складской логистикой и т.д. При этом система охватывает основные процессы всех направлений деятельности предприятия.

В результате ERP система представляет собой комплексную информационную систему управления информацией внутри организации, решающую весь комплекс задач управленческого, регламентированного и других видов учета, в отличие от специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации конкретного бизнес-процесса или направления деятельности.

Рисунок 2. Перечень задач решаемых системой 1С:ERP Управление предприятием

В результате системы в компании, владельцы бизнеса и руководители могут упростить и автоматизировать трудоемкие бэк-офисные задачи, помочь сотрудникам стать более продуктивными, а главное – получить оперативный (часто в режиме реального времени) срез по всем направлениям деятельности с возможностью параллельного анализа и планирования развития.

Классификация ERP систем

Разобравшись, что обычно понимают под термином «ERP система», мы попробуем классифицировать эти системы по типам. Надо сразу сказать, что классификация носит довольно условный характер, ведь признаков, по которым можно классифицировать такое программное обеспечение довольно много: это функциональные возможности, позиционирование, размер организаций, для которых предназначено решение, и многое другое. Мы постарались максимально упростить классификацию, разделив ERP решения на следующие группы:

1. Комплексные информационные системы. В эту группу можно выделить универсальные ERP системы. Их можно адаптировать к процессам самых разных компаний – от крупных производств, до финансовых организаций. Такие решения имеют широкий диапазон настроек и развитые механизмы интеграции, чтобы оставаться максимально универсальными и соответствовать требованиям разных отраслей бизнеса. На этом рынке работают самые крупные игроки, а рынок таких систем занимает наибольшую долю по сравнению с рынками систем других типов (о которых мы поговорим чуть ниже). Примеры: Oracle, SAP, Netsuite, 1С.
2. Отраслевые информационные системы. Эти ERP системы ориентированы на конкретную отрасль, иногда даже на узкое направление внутри отрасли (например, ERP системы, предназначенные для автоматизации компаний, продающих авиа и ж/д билеты). Часто такие продукты выпускают стартапы или компании, которые будучи не в состоянии разработать продукт, конкурирующий с крупными игроками на уже сложившихся рынках, пытаются найти свою небольшую нишу и занять в ней лидирующее положение. Многие крупные компании, выходя на этот рынок, начинают с конкретных отраслей, постепенно развивая решение в сторону максимальной универсальности. Примеры: Microsoft Dynamics AX, Brightpearl, Epicor Retail, 1С.
3. ERP для малого бизнеса. Формально такие системы нельзя относить к классу ERP, тем не менее небольшим компаниям хватает функциональности таких систем для удовлетворения всех своих нужд при более низкой стоимости как самой программы, так и внедрения, и последующего владения. Часто такие ERP системы являются модульными, а функционал урезан по сравнению с более дорогими продуктами.
4. Таким образом, вместо того чтобы установить комплексную информационную систему, компания внедряет небольшой продукт, который обслуживает один-два ключевых бизнес-процесса, но не охватывает другие области работы предприятия. Пример: PeopleSoft (система, в которой реализованы функции ведения бухгалтерского учета, управления персоналом и CRM), 1С:УНФ.
5. ERP системы с открытым исходным кодом. ERP системы с открытым исходным кодом занимают на текущий момент небольшую часть общего объема рынка ERP. Но такие решения часто поддерживают компании, имеющие в штате команды разработчиков и аналитиков по доработке и интеграции системы со своими локальными информационными ресурсами. Пример: Odoo.

Преимущества современных ERP систем

Рынок ERP систем растет из года в год, причем как в стоимостном выражении, так и в количестве автоматизированных рабочих мест. Об этом говорят многочисленные исследования рынка. Почему же все больше предприятий, от гигантов до небольших компаний, стремятся к внедрению современных ERP систем?

Основные преимущества, которые дает внедренная на предприятии ERP система:

• Более глубокое понимание процессов, происходящих в компании и уменьшение времени реакции на изменения. Благодаря консолидации всей ключевой информации в единой системе, появляется возможность оперативного получение управленческой отчетности по всем аспектам деятельности предприятия в режиме реального времени;
• Как следствие, частным (но очень важным) преимуществом консолидации операций и данных в одной системе является обеспечение сопоставимости данных, устранение дублирования и формирование единого видения происходящих процессов у всех участников;
• Современные ERP системы содержат встроенные инструменты прогнозирования, которые можно использовать для принятия обоснованных решений о дальнейших шагах по развитию бизнеса;
• Сокращение издержек за счет внедрения единых сквозных бизнес-процессов, автоматизации трудоемких задач, ликвидации избыточных процессов, а также упрощения процедур обучения и адаптации новых пользователей;
• Благодаря единообразному IT-ландшафту ERP система позволяет повысить безопасность при хранении данных, упростить задачи ограничения доступа и тем самым повысить уровень информационной безопасности.

Недостатки ERP систем

Для полноты картины, обозначив преимущества, следует остановиться и на недостатках перехода на современные ERP системы:

• Высокая стоимость внедрения и владения. До сих пор традиционная схема внедрения ERP систем подразумевает крупные первоначальные затраты при внедрении. Причем деньги надо потратить еще до того, как система заработает, а бизнес получит свои преимущества.
• Высокие риски внедрения. Существует большое количество сложностей при внедрении, здесь и тяжелое наследие в виде особенностей работы старого программного обеспечения, которые надо учесть при переходе, и сопротивление персонала изменениям, и отсутствие квалифицированных кадров внутри предприятия, способных организовать процесс перехода и дальнейшей поддержки, и многое другое. До сих пор проекты внедрения ERP систем на предприятиях остаются одними из самых рискованных для бизнеса.
• Недостаточная универсальность ERP решений. Несмотря на то, что ведущие производители пытаются сделать свои решения максимально гибкими и подходящими под любые требования бизнеса, понятно, что практика далека от теории. На рынке может просто отсутствовать полностью подходящее решение, поэтому зачастую происходит адаптация продукта под конкретную организацию, что значительно увеличивает стоимость проекта.

ERP системы постоянно развиваются, и ведущие вендоры стараются в новых версиях программного обеспечения учесть имеющиеся недостатки и максимально их нивелировать.

Как определить, что ваш бизнес нуждается в ERP

Любая компания по-своему уникальна, хотя и сталкивается в разное время с общими для всех подобных организаций проблемами. Ниже мы постараемся помочь определить, пришла ли пора подумать вашей компании об инвестировании в ERP систему.

Если большинство из пунктов ниже можно применить к вашему предприятию, то, вероятно пришло время серьезно подумать о необходимости внедрения на предприятии ERP системы:

• Члены вашей команды тратят слишком много времени на задачи, решение которых может быть упрощено или автоматизировано;
• У вас нет оперативного доступа к данным, которые требуются для принятия решения здесь и сейчас;
• У вас много разноплановых интеграций с внешними системами;
• У вас на предприятии используется большое количество несвязанных друг с другом программных продуктов и инструментов;
• У вас нет достоверной информации об остатках ТМЦ на складах или денежных средствах в кассах;
• Вы лично тратите много времени на поиск информации, пытаясь повысить производительность и эффективность работы сотрудников, а подразделения с трудом взаимодействуют и неохотно обмениваются информацией друг с другом;
• У вас нет полноценного доступа к информации, когда вы покидаете пределы офиса;
• Вам не хватает инструментов контроля выполнения принятых решений.

Чтобы быть уверенным, что инвестиции в новую ERP систему окупятся, надо детализировать конкретные проблемы, которые существуют в вашей организации, и перед принятием решений точно понять, как ERP система сможет помочь решить эти проблемы.

Современный международный рынок систем ERP огромен и продолжает постоянно расти. На сегодняшний день на нем представлены тысячи поставщиков программного обеспечения, точного числа которых никто не знает – часть игроков уходят с рынка, но постоянно появляются новые.

В основном на рынке представлены отраслевые решения, разрабатываемые под нужды конкретных отраслей промышленности: определенные направления производства, логистика, розничная торговля и другие. Однако в лидерах международного рынка держатся компании, предлагающие максимально комплексные решения.

Будучи основанным в 1972 году, сейчас SAP открыл дочерние компании по всему миру и организовал взаимодействие с рядом внешних команд, занимающихся разработкой дополнений для программных продуктов компании.

SAP представлен на рынке двумя основными продуктами:

1. SAP Business All-in-One. Это ERP решение, построенное на последней на сегодняшний день платформе SAP HANA, позиционируется как комплексное решение, охватывающее 25 отраслей бизнеса, включая, разумеется, производство и продажи, и предназначенное для крупных компаний. Включает в себя продукт для бизнес-анализа (BI) и прогнозирования.
2. SAP Business One. Было выпущено на рынок, чтобы укрепить позиции SAP в сегменте решений для небольших/средних организаций. Решение построено на базе той же платформы, что и SAP All-in-One, но менее функционально и универсально.

На второе место в 2017 году вышла компания Microsoft с продуктом Microsoft Dynamics AX. Не смотря на меньшую, по сравнению с продуктами компании SAP, универсальность, решение подходит для компаний, занимающихся торговлей и оказанием услуг, благодаря чему компания ежегодно увеличивает свою долю рынка и активно развивает свой продукт.

Третье место разделили Oracle и Infor, а далее следуют (с большим отрывом) компании второго эшелона: Epicor, Sage, NetSuite и другие.

В исследовании Panorama также отмечается, что первое место по срокам окупаемости инвестиций в ERP заняла SAP. По скорости внедрения лидируют продукты Oracle, а по затратам на внедрение пальму первенства захватили системы NetSuite, которые обходятся заказчикам в среднем в 2,8% от выручки.

Отдельно отмечены такие преимущества систем Infor, как широкие возможности использования мобильных версий удаленными офисами и сотрудниками, надежные и интуитивно понятные средства анализа бизнес-данных и оптимальные показатели времени и стоимости внедрения, а также окупаемости инвестиций.

Лидирующее положение на российском рынке с долей чуть меньше 50% занимает SAP, далее с долей около 32% следует 1С и с существенным отрывом остальные игроки: Oracle, Галактика и другие.

Однако, помимо оценки доли рынка в суммовом выражении, можно взглянуть на количество автоматизированных рабочих мест на российском рынке. По количеству внедрений и автоматизированных рабочих мест более 80% рынка занимает компания 1С, являясь, по сути, монополистом в части ERP систем для малого и среднего бизнеса. Это легко объяснимо тем фактом, что и обслуживать ее в десятки раз дешевле, чем программы-конкуренты.

Будущее ERP систем

Начиная с 90-х годов прошлого века, рынок ERP систем активно развивался, так как количество организаций, внедрявших ERP системы для оптимизации ключевых бизнес - процессов и улучшения видимости данных, лавинообразно росло.

Одновременно росли и затраты на внедрение систем ERP, причем речь шла не столько о стоимости аппаратного или программного обеспечения, сколько о затратах на внедрение и развитие систем в условиях постоянного расширения рынков и меняющихся процессов. В результате «традиционные» системы в силу высокой стоимости стали попросту недоступны для малого и среднего бизнеса.

Ситуация изменилась с появлением «облачных» технологий и развитием SaaS (Программное обеспечение как услуга). Уже сейчас все лидеры рынка предлагают возможность начать использовать свои ключевые продукты по подписке.

Основные преимущества, которые дает такой подход:

• Масштабируемость – можно докупать дополнительные функции по мере роста бизнеса без необходимости внедрения новой системы;
• SaaS решения в силу своей специфики обеспечивают доступ к ERP системе через интернет в любом месте и в любое время;
• Низкие капитальные затраты – нет необходимости покупать оборудование, сопутствующее ПО, отсутствуют крупные единовременные платежи по внедрению системы;
• Система является необслуживаемой – поставщик берет на себя задачи обновления системы, осуществляет поиск и устранение неисправностей, тем самым снижая время простоя.

Существенным минусом SaaS является невозможность доработки решения под требования конкретного предприятия и ряд других ограничений, поэтому некоторые крупные предприятия делают выбор в пользу «гибридных» ERP систем, которые предлагают возможность комбинировать традиционную схему владения системы и подписку. При такой схеме часть подсистем расположена в облаке (и доступ к ним предлагается по подписке), а часть – на серверах заказчика.

Можно прогнозировать, что этот рынок будет только развиваться, более того, на рынке массово стали появляться системы, распространяемые только по SaaS и не имеющие «традиционного» варианта развертывания на площадке компании-заказчика.

Еще одним явным трендом является повсеместное внедрение мобильного доступа к системам. Реализован доступ различными способами, некоторые ERP системы поддерживают интеграцию с собственными мобильными приложениями, разработанными под iOS и Android, некоторые – предлагают доступ через веб-браузер. Однако такой доступ на сегодняшний день – это всегда компромисс между ограничениями, накладываемыми мобильными интерфейсами, требованиями к безопасности и ожидаемой клиентом функциональностью.

Можно быть уверенным, что в будущем возможности удаленного доступа к данным будут расширяться и на рынке появятся новые продукты для удаленной работы, как от лидеров рынка, так и от новичков.

Еще одно направление развитие, под которое даже придумали новый термин «ERP 2.0» – это реализация социальных взаимодействий в системе. «Социальная» ERP система позволяет эффективно использовать социальные сети, тесно взаимодействуя с Facebook и Twitter, реализует новые каналы общения, помогает повысить лояльность клиентов и в результате увеличить конверсию при продажах товаров и услуг.

Итоги

Можно совершенно точно утверждать, что сегодня идет бурное развитие и изменение рынка ERP систем. Благодаря развитию облачных технологий ERP системы стали

доступны для компании любого размера и сейчас даже малый бизнес, оформив подписку, может начать использовать «тяжелую» ERP систему, внедрение которой в компании более традиционным образом было бы невозможно.

В результате повсеместного внедрения новых технологий, современный пользователь предъявляет все более строгие требования к возможностям ERP системы в части удаленной работы. Поэтому в ближайшем будущем можно ожидать появления на рынке продуктов, которые с точки зрения функциональности и безопасности не будут отличаться, неважно, будет ли пользователь работать удаленно или из офиса.

Все эти изменения идут на пользу конечному потребителю ERP систем и непременно приведут к еще большему увеличению доли рынка, занимаемой EPR системами, сделав их привычными инструментами для компаний любой отрасли и любого размера.

Внедрение автоматизированных систем на предприятиях может выполняться различными способами и методами. Одни организации выбирают вариант, когда система внедряется одновременно по всем контурам автоматизации. Другие предпочитают поэтапный вариант комплексной автоматизации последовательно закрывая одну за другой функциональные области.

Технологии также могут различаться: в одних случаях проводится продолжительная подготовительная работа, полное документирование всех требований, проектирование и реализация доработок, и лишь затем – внедрение ERP системы. Иногда же, напротив, выполняется быстрое внедрение программного продукта в типовом функционале, который постепенно дорабатывается под нужды и потребности предприятия.

Кроме того, выполнять внедрение ЕРП-системы можно как силами ИТ-службы предприятия, так и с привлечением Партнеров фирмы 1С. Конечно, ИТ-служба по определению лучше разбирается в вопросах деятельности предприятия, всех тонкостях и особенностях производства. Однако зачастую и им бывает необходима помощь сторонних специалистов при решении задач комплексной автоматизации и внедрения ERP-систем, которые охватывают все стороны деятельности компании.

Продолжая этот разбор, можно выявить и другие способы внедрения и запуска системы в эксплуатацию. Различных комбинаций этих методик и технологий так много, что неподготовленному специалисту бывает трудно разобраться и выбрать наилучший вариант.

Как же найти оптимальный вариант внедрения?

Почему у одной организации внедрение ERP длится целые годы, требуя огромных затрат труда и материальных средств, в то время, как другая, после недолгого обучения сотрудников работе в системе, с успехом ее эксплуатирует?

Необходимо начать с того, что бросаться, очертя голову, во внедрение ERP не следует. В любом случае потребуется определенная подготовительная работа, и, конечно, составление плана работ. Существуют ГОСТы на автоматизированные системы, которые предполагают прохождение некоторых этапов и составление проектных документов для внедрения системы. До какой степени нужно следовать рекомендациям ГОСТов на каждом конкретном предприятии – решать службе ИТ. Следует помнить, что эти документы разработаны уже достаточно давно, и они описывают создание автоматизированной системы «с нуля», а не внедрение готового программного продукта. Если специалисты ИТ-службы разрабатывают собственную систему – альтернативы ГОСТам по сути нет. А что делать, если используется готовая тиражная ERP-система?

В такой ситуации вариантов несколько:

• Взять ГОСТы и попробовать самостоятельно адаптировать их с учетом специфики предприятия и текущих нужд;
• Силами ИТ-службы разработать собственный порядок внедрения системы;
• Выработать порядок внедрения совместно с Партнером 1С, либо воспользоваться готовым предложением Партнера.

При прочих равных условиях, работа с Партнером – наиболее предпочтительный вариант. Ведь на момент принятия решения на предприятии отсутствуют специалисты, знающие программный продукт «1С:ERP» и имеющие соответствующие сертификаты фирмы 1С.

Как выбрать Партнера для комплексной автоматизации?

Фирма 1С работает со множеством крупных и мелких компаний-интеграторов. Как выбрать «своего» – такого, который не подведет?

К счастью, разработчик ERP системы 1С предусмотрел удобную систему статусов, которые помогут сориентироваться и сравнить компетенции разных компаний.

Партнер 1С, внедряющий «1C:ERP», обязательно должен иметь статус «1С:Центр ERP». Этот статус означает, что у компании имеются необходимые компетенции и опыт выполнения сложных проектов, а в штате есть сертифицированные руководители проектов, специалисты по подсистемам ERP, консультанты. Кроме того, это гарантирует наличие у Партнера системы менеджмента качества и многое другое.

При выборе Партнера целесообразно уточнить наличие собственных программных продуктов и статуса «Центр разработки тиражных решений (Центр Разработки)». Это поможет сделать опосредованный вывод об уровне и качестве работы программистов-разработчиков.

Кроме того, имеет смысл проверить, является ли Партнер Центром Сертифицированного Обучения фирмы 1С, чтобы убедиться, что ваша компания сможет получить качественное обучение для своих сотрудников.

Выбрав Партнера, необходимо определиться с вопросом о порядке внедрения в эксплуатацию функциональных подсистем ERP.

Как внедрять?

Что лучше – последовательная автоматизация отдельных бизнес-процессов и функциональных подсистем, или же внедрение системы сразу целиком на всем предприятии?

В большинстве случаев поэтапный запуск будет предпочтительнее и выгоднее. Ведь чем сильнее затянется период внедрения, чем дольше пользователи будут дожидаться окончания доработок, тем выше вероятность, что ко времени завершения работ их требования к системе изменятся или возникнут новые. Разумеется, это еще больше отсрочит ввод системы в эксплуатацию. Намного разумнее будет наладить работу той или иной подсистемы как можно быстрее, а новые требования пользователей удовлетворять уже на этапе сопровождения системы в эксплуатации.

С каких же функциональных подсистем целесообразнее начать, чтобы как можно быстрее получить все плюсы внедрения ЕРП-системы?

Как показывает опыт и статистика внедрений (в том числе и официальная статистика фирмы 1С по внедрениям «1С:ERP»), автоматизацию эффективнее всего начинать с запуска подсистем Продаж, Склада, Закупок. Такая последовательность внедрения позволяет на первоначальном этапе проекта выровнять и унифицировать нормативно-справочную информацию всей системы. На этом этапе функционал управления производством может не использоваться полностью, выпуски продукции могут отражаться упрощенно, одним документом (исключительно для целей бухучета). У специалистов внедрения будет больше времени, чтобы учесть нюансы производственной деятельности предприятия и реализовать их на более позднем этапе, когда начнется внедрение функциональной производственной подсистемы. По сути, эта схема подразумевает внедрение подсистем по принципу «от простого к сложному».

Аналогичным образом решается ситуация и с подсистемами Кадров и Зарплаты. В подавляющем большинстве случаев на старте проекта автоматизации на предприятии эти задачи решаются в отдельной конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом», и могут быть перенесены в ERP-систему на более поздних этапах проекта.

При внедрении необходимо учесть, что, наряду с транзакционными задачами, на автоматизированные системы может возлагаться управление процессами. Так, транзакция «Проведение в системе документа Заказ поставщику» может являться результатом продолжительного процесса формирования потребностей, уточнения номенклатуры и условий закупки, рассмотрения предложений поставщиков, согласования и утверждения стоимости заказа, решения логистической задачи и т. д. Таким образом, вокруг этого документа может проходить достаточно сложный процесс. Если документ, как таковой, на практике применим для большинства предприятий, то окружающие его процессы уникальны для каждой конкретной организации. В этом случае функционал «1C:ERP» целесообразно дополнить бесшовно интегрируемым решением «1С:Документооборот».

Бесшовная интеграция позволяет пользователю работать в «1C:ERP» и при этом пользоваться функционалом «1С:Документооборот», даже не запуская эту программу. Внесение бизнес-процессов в «1С:Документооборот» помогает отслеживать, на каком этапе находится каждый из процессов, какие действия необходимо предпринять в текущий момент в системе и за ее рамками, какие документы оформить и с кем их согласовывать и т.д. Кроме того, интеграция ERP и документооборота дает возможность согласовать работу разных подразделений, проводить встречи и совещания, вместе работать над выполнением принятых решений, фиксировать ход работ через документы автоматизированных систем, определять достигнутый результат.

Кроме того, «1С:Документооборот» поможет, если для отражения той или иной специфической операции предприятия в «1C:ERP» не предусмотрен необходимый документ. Такой документ можно сформировать в «1С:Документооборот», а затем включить в бизнес-процесс.

Подробнее о стоимости, функционале и внедрении 1С ERP вы можете узнать

Таким образом, взаимная интеграция двух программных продуктов позволяет избежать лишних доработок автоматизированной системы, сокращает сроки внедрения и ускоряет запуск системы в эксплуатацию.

Enterprise Resource Planning system - это корпоративная система планирования, предназначенная для автоматизации многих процессов на предприятии: планирования, контроля над учетом, а также для решения различных бизнес-задач. Эта единая система далеко не самая простая в разработке, ведь она должна удовлетворять всем потребностям организации.

Вся информация, хранимая в базе данных ERP, может быть доступна любому подразделению, сделавшему запрос. Корпоративная система поможет компании управлять бюджетом, персоналом, клиентурой, заменит логиста, в-общем, будет выполнять функции бухгалтерии и управленческого отдела. Она просчитывает действия на несколько шагов вперед, описывает прошлое, настоящее и прогнозирует будущее.

Внедрение ERP обречено на провал, если:

• При внедрении не принимает участие менеджер компании. Во-первых, ЕRP-system попадают на предприятия через собственные отделы информационных технологий, которым владелец компании полностью доверяет и не вникает в сам процесс; во-вторых, через продавцов систем планирования, которые могут не сказать всей правды, чтобы удачно пополнить свой карман; в третьих, через советы независимых консультантов, их дело предложить несколько вариантов, а само главное решение должен принимать, возможно, ничего не смыслящий в этом владелец предприятия.
• Забыть, что ERP-система создана , чтобы управлять лишь некоторыми нуждами предприятия. Например, принятие заказа, его обработка, оформление и отправка.
• Сделать всю эту операцию заранее , не проведя управленческие реформы, проконтролированные руководителем предприятия.

Технологическая часть может подчиняться этой системе без активного участия руководства, что не скажешь о сотрудниках.

• Получение единой финансовой базы данных, вместо нескольких разных, непохожих друг на друга.
• Программа произведет стандартизацию всех процессов на предприятии: будет управлять доставкой, запасами, логистикой, выставлением счетов и деятельностью бухгалтерии.
• Позволит составить план производства продукции, тем самым рассчитает сроки и объемы, а также спрос, издержки на хранение, позволит сократить временные и финансовые затраты.
• Произведет пересмотр кадров, подберет нужный персонал при помощи рейтинговой системы, которая позволит подниматься "стоящим" кадрам по карьерной лестнице.

Этапы внедрения ERP-системы:

• Первоначальная организация самого проекта.
• Проведя анализ бизнес процессов, протестировав решения, разработать индивидуальный план.
• Реализация всего задуманного.
• Подготовить ERP-систему к работе на предприятии, обучить персонал.
• Запустить программу и ждать видимых результатов.

Стоимость внедрения ERP:

Общая стоимость складывается из нескольких параметров: стоимость лицензий, стоимость совокупного владения системой (затраты на персонал, на программное и аппаратное обеспечение, консалтинговые услуги) и оценка затрат на само внедрение. Цена одной лицензии от 1.5 до 8 тыс. долларов.

Некоторые владельцы предприятий закупают лицензии для всех пользователей постепенно, тем самым уменьшая стоимость внедрения корпоративной системы. Цена консалтинга от 100 до 500% от стоимости самой системы. Цена обучения одного человека составляет от 15 тыс. долларов.

Полная стоимость рассчитывается при помощи методики Activity Based Costing, и в среднем составляет от 3 до 5% от годовой прибыли. Затраты на внедрение не видя предприятие рассчитать не возможно, в первую очередь нужно провести недешевое предпроектное обследование организации.

Одновременно пользоваться этой системой могут до 100 человек персонала, а для увеличения числа пользователей придумали следущий выход - создавать комплексы параллельно работающих ERP-систем, каждая из них может использоваться своей определенной группой лиц. Такие комплексы систем распространены в сетевых магазинах и предприятиях сфер обслуживания.

Enterprise Resource Planning system - это система, которая позволит сделать предприятие более прибыльным, сделает работу сотрудников более комфортной, а руководителя - продуктивной.

Программа Класс365 позволит оптимизировать работу вашего бизнеса с первого дня использования. Удобный интерфейс и удобный функционал программы позволяют исключить период внедрения не теряя драгоценное время и деньги.

Внедрение ERP-системы для вашего предприятия – стоит ли его проводить, пора или ещё нет? Обычно руководитель фирмы решает использовать такие системы в следующих случаях:

• Недостаточно высокие конкурентные позиции компании на рынке.
• Отсутствие понятности и прозрачности бизнес-процессов, что приводит к потере денежных средств и прибыли.
• Большие затраты времени на составление и согласование отчётов, накладных или иной документации.

На первый взгляд кажется, что внедрение ERP-решений улучшит позиции любого предприятия. Но внедрять их необдуманно – такой же неверный шаг, как и совсем отказываться от внедрения. Многие продукты стоят дорого и по карману не каждой фирме. А если даже начальная цена выглядит приемлемой, то велик риск больших дополнительных затрат после приобретения, потому что подобные системы требуют установки, настройки и постоянного обслуживания.

• Если купить систему ERP, не продумав данный шаг, она может оказаться чрезмерно дорогой.
• Если приобрести неподходящий продукт, то существует риск, что он не оправдает надежд и не принесёт пользы.

Типичные проблемы при внедрении ERP-продуктов

Принимая решение использовать ERP, предприятие сталкивается со следующими трудностями:

• Уровень программного обеспечения не соответствует реальным потребностям фирмы: оно или слишком сложное, или недостаточно мощное.
• Громоздкое ПО не настраивается под бизнес, а требует настроить бизнес под него.
• Для обслуживания продукта нужно нанять многих специалистов или оплатить услуги сторонней компании. Рядовые сотрудники компании не могут работать с приобретённым ПО из-за нехватки квалификации.

Работающая стратегия внедрения ERP

Как снизить стоимость внедрения ERP? Самый верный способ – перестать зависеть от команды разработчиков и привлекать их для выполнения всех видов работ. Если предприятие способно само обслуживать и настраивать приобретённую им систему, то очевидно, что затраты снижаются. С целью применения данной практики стоит пойти по следующему пути:

• Первый этап – определяем цели внедрения ERP и желаемый результат, которого вы хотите достичь. Если нет чёткого понимания целей, то как потом определить, эффективно решение или нет?
• Второй этап – выбор конфигурации продукта. Хорошо, когда продукт не «монолитный», а состоит из множества элементов, чтобы их было можно добавлять, убирать и трансформировать.
• Далее – запуск системы на вашем предприятии. Если компания способна самостоятельно справиться с задачей установки, то это приводит к гигантской экономии ресурсов: времени и финансов.

Как найти ERP систему для вашего уровня бизнеса

Подобрать систему, не слишком сложную для фирмы, но способную развиваться по мере её роста – непростая задача. Мы предлагаем вам попробовать готовое на базе Comindware Business Application Platform. Типовое ERP-решение от Comindware имеет ряд отличий от привычных продуктов:

• Доступно по цене.
• Подходит для большинства компаний, как крупных, так и не очень.
• Если у вас есть IT-отдел, его специалисты сами справятся с внедрением и настройкой. Процесс внедрения ERP системы в случае с Comindware не предполагает обязательного привлечения сторонних наладчиков.
• Универсально для автоматизации всех бизнес-процессов, затрагивающих финансы, кадры, производство и маркетинг.
• Помогает быстро автоматизировать наиболее востребованные для компании бизнес-процессы.
• Корректировки системы внедряются без остановки работы.
• При необходимости развивается до уровня классической системы ERP.

Попробуйте Comindware Business Application Platform бесплатно, чтобы затем принять взвешенное решение. и оцените сами, насколько вам это подходит.

Если у вас возникнут проблемы с внедрением ERP систем на базе Comindware Business Application Platform, мы обязательно поможем их устранить и всё наладить. Таким образом, внедрять ли ERP-систему в вашей компании, зависит не от уровня развития компании, а от уровня способности конкретной ERP системы адаптироваться под её текущие нужды. Если возможности системы соответствуют потребностям предприятия, то её использование можно считать правильным шагом.

Дополнительная информация о Comindware Business Application Platform и демонстрация решения доступны по запросу

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.

Многие компании по мере роста бизнеса приходят к пониманию, что им требуется какая-то ERP-система. Если в малом бизнесе удается обойтись без этого инструмента, то средний бизнес с каждым днем активнее пользуется подобными средствами. Но чтобы выбрать ERP-систему, и даже для того, чтобы понимать, требуется ли в бизнесе этот продукт и какие преимущества принесет его использование, важно правильно понимать, что это такое.

В своих статьях я часто занимаюсь описанием различных понятий. Как известно, чтобы продать какую-либо услугу, покупатель должен понимать, что это такое и почему ему эта услуга необходима. При этом очень важно договориться о терминах, только в этом случае результат будет соответствовать ожиданиям клиента. При этом термин ERP является одним из самых сложных и спорных.

Описание ERP системы

ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) - организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности. ERP-система - конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP. Википедия

ERP – это, прежде всего, информационная система, которая позволяет хранить и обрабатывать большинство критически важных для работы компании данных.

Что такое критически важные данные? И почему я говорю «большинство»? Дело в том, что некоторые ERP-системы имеют модуль «Производство», при этом он является отдельным программным продуктом, который не подключен по умолчанию к другим системам и блокам. Другие пытаются совмещать в себе все возможные процессы, необходимые для работы компании. Можно ли считать разные виды ERP полезными? Естественно, ниже я остановлюсь на этом вопросе подробнее. А сейчас вернемся к терминам.

• Критически важные данные – это перечень данных, без которых работа компании невозможна. Это и данные работы отдела продаж, и производство (если компания является производителем). Некоторые компании применяют ERP преимущественно для управления производством, так как для производства лучших решений не существует. Другие компании не являются производителями, например, дистрибьюторы, но также успешно применяют ERP. Для них критически важными становятся – дистрибьюция, управление персоналом, реализация товаров и услуг.
• Большинство данных : речь идет о перечне процессов и сведений, оптимальном для каждой конкретной компании. Конечно, идеально было бы собирать все данные и сведения обо всех процессах. Но это ведет к удорожанию внедрения. В результате руководство бизнеса вместе со специалистами по внедрению выбирают некое компромиссное решение, при котором в ERP системе собираются действительно необходимые для оперативного контроля и принятия управленческих решений сведения и процессы, а часть данных и процессов собираются в специализированных системах, к которым руководитель обращается по мере необходимости.

Из чего состоит ERP система

• Платформа. Базовые возможности и среда для работы модулей и компонентов. В код платформы изменения может вносить только разработчик. Пользователи и специалисты по внедрению не имеют доступа к этому программному коду. В состав платформы входят:

  1. Ядро. Программная среда, в которой будет производиться работа, для которой можно писать какие-то надстройки и компоненты.

  2. Базовый функционал. Перечень справочников и функций, без которых не может работать ни одна компания. Это справочник пользователей с правами доступа, справочник клиентов, справочник товаров/услуг и т.д. Этот функционал встроен в платформу, в отличие от модулей он не может отключаться.

• Управление данными. База данных, в том числе, хранение и методы обработки (интерпретации) данных. В эту категорию входят хранилище данных на сервере, программное обеспечение для работы с базами данных (SQL или любая альтернатива), инструменты для интерпретации и обработки данных и отправки их в программные модули.
• Модули. Компоненты, которые подключаются к платформе по мере необходимости. Все они работают с единой базой данных и применяют базовый функционал (по мере необходимости). В остальном модули работают независимо друг от друга, могут «бесшовно» подключаться и без проблем отключаться, если потребность в них исчезла. Такая модульная структура – важная отличительная черта ERP-систем. Модули делятся, в свою очередь, на несколько типов:

  1. Модули внутреннего использования. Этот уровень – подключаемые модули, которые используются сотрудниками компании. Это управление складом, производство, бухгалтерия, CRM и пр. Модули можно подключать, отключать, настраивать силами специалистов по внедрению. В стандартный набор обычно входят - MRP, HR, CRM, Управление снабжением и закупками.

  2. Модули работы с внешними пользователями. Этот слой содержит в себе модули, необходимые для взаимодействия с внешними пользователями, потенциальными и реальными клиентами компании, партнерами, пользователями продукции, поставщиками и покупателями. Это может быть интернет-магазин, личные кабинеты для поставщиков и покупателей на корпоративном сайте и тому подобные решения. Некоторые ERP-системы содержат в себе готовые CMS-системы для создания интернет-магазина или корпоративного сайта с нуля, другие предлагают только отдельные инструменты «надстройки» к сайту и/или клиентские приложения (для мобильных и планшетов).

  3. Коннекторы - готовые решения для связи со сторонними приложениями. Чаще всего используют API из ядра платформы. Позволяют интегрировать телефонию, настроить обмен данными с сайтом или любыми программными продуктами и системами. Коннекторы предназначены только для обмена данными и обычно используются для обмена данными с EDI,
  CMS, CAD, BI, OLAP и др. То есть с теми системами которые не входят в EPR, но используются в компании.

Преимущества модульной структуры ERP

• Каждый из модулей ERP-системы работает независимо от других, он может быть подключен или отключен в любой момент времени, может просто не использоваться, при этом другие модули смогут продолжать работу. А для подключения того или иного модуля нет необходимости вносить изменения в программный код ядра, других модулей.
• При использовании ERP системы для расширения возможностей и подключения нового подразделения нет необходимости дописывать программный код, создавать новую часть программы с нуля или заниматься сложной и, порой, не очень удобной интеграцией разных программ. Достаточно просто выбрать нужный модуль, подключить и настроить его под нужды бизнеса. В ERP системах практически все, что может потребоваться при автоматизации бизнеса, уже реализовано. Самописные доработки требуются в единичных случаях.

Нередко я слышу от клиентов фразу «мы разработали свою ERP-систему». На самом деле в этом случае применяется не ERP, а некое подобие, разросшееся из какой-то специализированной системы. Например, начали работать в CRM, потом дописали к ней модуль для работы склада, настроили обмен данными с бухгалтерскими программами и т.д. Или начали с учетной системы и сайта, и также – проводили интеграцию, дописывали модули, все это каким-то образом «стыковали» друг с другом.

Все это не является ERP системой. Основное отличие ERP от любых подобных программ заключается в том, что ERP изначально создается в виде конструктора из платформы и модулей, которые можно подключать по мере необходимости. Здесь уже предусмотрены самые разные возможности.

ERP – это продукт, который изначально создан, с одной стороны, для масштабируемости, а с другой – для обеспечения максимума возможностей.

Т.е. если вы выбираете ERP-систему, вы получаете единую систему для автоматизации различных подразделений вашей компании плюс широкий перечень возможностей для развития. Вам очень долго не потребуется менять программный продукт, достаточно будет вызвать специалистов, которые помогут подобрать и подключить готовые модульные решения. А их существует огромное количество для самых разных сфер бизнеса и особенностей работы.

Для чего используется ERP система?

Принцип единой базы данных: контроль, управление, точность и оперативность

Такой подход очень сильно зависит от человеческого фактора, в итоге, сведения поступают с задержками, часто – значительными. Нередки искажения и ошибки, а в некоторых случаях какие-то данные вообще не поступают в систему по причине человеческого фактора, что приводит к сбоям в работе, необходимости в регулярных сверках и т.д. Более того, любая ошибка и последующее исправление может привести к значительным убыткам. Например, ошибка в коде или размерах при передаче данных из проектировочного отдела на производство оканчивается очень печально, так как производится в итоге совсем не то, что было заказано и спроектировано. Возникают простои, списания брака или избыток товаров на складе, срыв сроков по договору с клиентом и т.д.

В случае внедрения ERP системы создается единая база данных, в которую собирается вся информация, используемая разными подразделениями. В этом случае процент ошибок значительно снижается, так как данные вносятся в систему один раз специалистом, после чего считываются автоматически всеми подразделениями в необходимом для работы формате и кодировке.

Кроме того, скорость передачи данных при применении единой базы становится мгновенной. Т.е. сразу после того, как проектировщики или специалисты по продажам внесли в базу заказ, его видят в проектном отделе или на производстве. Также и отметка об оплате появляется на заказе сразу после того, как бухгалтерия получила сведения из банка. Снижается число ошибок, связанных с человеческим фактором, а те, которые все же возникают, устраняются значительно быстрее.

А потому ERP система необходима компаниям, для которых скорость и точность передачи данных между подразделениями является критическим фактором.

Гибкость в работе компании с учетом изменений рынка

Небольшая компания в случае поступления нетипичных заказов или изменения объемов закупки тех или иных товаров, конечно, может обойтись и без ERP-системы. Когда все сотрудники работают в одном небольшом офисе, всегда можно скоординировать действия между собой, а заказ сформировать на основе данных из заказов даже в Excel-таблицах.

В условиях среднего бизнеса, где имеются несколько подразделений, филиалов, возможно, свое производство, единая база данных и оперативный обмен данными в условиях меняющихся потребностей покупателей становятся критичны. Важно, чтобы вся информация собиралась в сжатые сроки, производились своевременные закупки, а также вносились оперативные изменения в план производства и поставок. Здесь без единой системы с общей базой данных не обойтись.

Сложные бизнес-процессы: интеграция уже не помогает

Что получает бизнес от внедрения ERP

• Доступность данных. Один раз внесенные данные становятся доступны в рамках целой системы, при этом не требуются сверки, дополнительные согласования и проверки.
• Согласованность данных. Применение общей базы данных позволяет избежать этапов сверки и согласования данных. Например, если отдел проектирования внес и утвердил какой-то проект, данные из этого проекта отдел закупок может использовать для работы сразу, без дополнительного этапа подтверждения.
• Контроль работы сотрудников. В случае, когда одно из подразделений вносит данные, например, о расходе (перемещении) товара, то другое подразделение сразу же получает об этом сведения, и после реального получения перечисленных позиций ставит его себе на приход. Расхождение в цифрах в этом случае практически невозможно, общая база данных исключает вероятность многих злоупотреблений, а руководитель в режиме реального времени может выявить любые расхождения и их причины.
• Значительное снижение числа ошибок, связанных с человеческим фактором . Единая система не позволит списать товар не с того склада, так как общая база данных укажет, что товара там нет. Информация об оплатах будет передаваться в бухгалтерию и отдел продаж автоматически на основе данных из банка или кассового аппарата, что также исключает ошибки. Технические параметры и данные проекта также будут переданы автоматически, без искажений и т.д.
• Готовый набор объединенных между собой инструментов. Например, если отдел продаж создает счет-фактуру, то она является основанием для автоматического создания бухгалтерских документов, а после оплаты – расходных документов со склада.

Что важно знать при выборе ERP системы

В случае ERP-систем существует точно такой же выбор, как и при внедрении CRM-систем. Вы также можете обратить внимание на SAAS-решения или купить и внедрить “коробку”. Но есть один нюанс, который очень важно учитывать. Дело в том, что ERP - система сама по себе крупная, включающая большое число возможностей. Фактически, в ней объединяются все данные о работе компании. И в случае применения “облака” будет крайне сложно сменить сервис, если в этом возникнет необходимость. В отличие от CRM-систем, которые очень популярны как раз в варианте SAAS, массив данных в ERP объемен и громоздок, и в случае перехода с одного программного продукта на другой, возникает вопрос, что с ними делать.

А потому имеет смысл ориентироваться на покупку программного продукта «в коробке» и последующую его установку на собственных или арендованных серверах. Итак, на что нужно в первую очередь обращать внимание:

• Выбор команды или специалиста по внедрению. Если некоторые программные продукты, например, CRM-системы для небольшой компании, при большом желании реально внедрить даже без специалиста или с его минимальным участием, то ERP-система без опытного специалиста останется очередной «невостребованной коробкой». Сложность программных продуктов этого семейства обусловлена сложностью задач, которые перед ними ставятся. Единая база данных, интеграция с другими программами, многие другие нюансы работы невозможно настроить без участия профессионала.
• ERP система это не ключ от всех дверей и не швейцарский нож. Так же как и остальные системы они могут иметь специфику, и отраслевую принадлежность. То есть если у вы занимаетесь продажей, а не производством, то ERP вам следует брать прежде всего для продаж. Тоже самое касается модулей.
• Понимание бизнес-процессов. Очень важно, чтобы специалист по внедрению глубоко понимал не только особенности программного продукта, но также имел достаточно широкий перечень знаний в сфере бизнеса, так как для настройки работы бухгалтерии необходимо понимание того, как и с чем работает бухгалтер. Для внедрения ERP на складе нужны знания складского учета. А потому здесь особенно важен уровень знаний и понимание бизнес-процессов компании руководителем проекта, который будет ставить перед техническими специалистами задачи и контролировать их исполнение.
• Бюджет. ERP-система как программный продукт стоит сравнительно дорого, независимо от разработчика. А ведь для успешного внедрения потребуется сотрудничество с опытными специалистами. И если бюджета хватает только на оплату программы, то в результате «коробка» оказывается невостребованной, т.е. компания впустую тратит значительную сумму. Рассчитывайте свои возможности заранее.

Недостатки ERP-систем

Еще одна проблема, которая очень часто возникает при внедрении ERP системы, это обеспечение безопасности данных. Так как в системе работают все подразделения и сотрудники компании, то и права доступа необходимо настроить для каждого свои. И если при использовании отдельных специализированных программ обычно требуется создать несколько уровней доступа (рядовой сотрудник, начальник подразделения, руководитель), то система прав доступа в ERP получается сложной. Здесь нужно настроить и доступ к модулям для разных подразделений, и внутри каждого отдела настроить иерархию. Столь сложная настройка часто приводит к ошибкам и требует дополнительного времени на тестирование и отладку.

Кроме того, применение единой системы с единой базой данных при всех своих преимуществах также содержит в себе определенную проблему. Если по той или иной причине перестает работать ERP-система (отключается электричество или возникают другие проблемы на сервере), останавливается работа всей компании. А потому необходимо особо внимательно отнестись к обеспечению надежности работы серверной части и своевременному техническому обслуживанию.

Также ERP-системе присущи недостатки, которые характерны для всех сложных систем, а именно - высокий уровень вхождения и, соответственно, высокий уровень затрат на внедрение.

Резюме